Pomoc współmałżonka przy prowadzeniu działalności gospodarczej – jak zoptymalizować rozliczenia podatkowe oraz składki ZUS przedsiębiorcy?

Często przy prowadzeniu działalności gospodarczej pomagają przedsiębiorcom ich małżonkowie, dzieci a nawet rodzice pozostający we wspólnym gospodarstwie domowym (najprościej ujmując zamieszkujący wspólnie z przedsiębiorcą).

W takim przypadku Zakład Ubezpieczeń Społecznych traktuje takie osoby jako osoby współpracujące, nawet jeżeli pracę wykonują bez żadnej umowy (z czego bardzo często przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy). Ma to odpowiednie konsekwencje, nie zawsze korzystne dla przedsiębiorcy.ZUS bowiem zobowiązuje przedsiębiorcę do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne za pracującego na rzecz przedsiębiorcy współmałżonka / dziecko / rodziców. Składki zaś za taką osobę mogą być nawet wyższe od składek płaconych przez samego przedsiębiorcę.

Tak więc dla ustalenia, jakie zatrudnienie współmałżonka, dzieci czy rodziców będą dla przedsiębiorcy najbardziej optymalne, poniżej dokonujemy analizy:

1. Osoba współpracująca – czyli małżonek / dziecko / rodzić pomagający przy prowadzeniu działalności gospodarczej, niezatrudniony na podstawie żadnej umowy. Często przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy z tego, że za osoby takie powinny być odprowadzane składki ZUS takie jak za przedsiębiorcę (i to w dodatku bez zasad preferencyjnych przewidzianych dla przedsiębiorców, nawet jeżeli sami z nich korzystają). Najniższą podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy (bez preferencji czy ulgi na start) w 2023 r. jest kwota 4 161 zł. Zatem miesięczna najniższa składka osoby współpracującej (bez dobrowolnej składki chorobowej) wynosi:  1 316,54 zł. Dochodzi do tego jeszcze składka zdrowotna. Dla przedsiębiorcy przy opodatkowaniu podatkiem na zasadach ogólnych bądź liniowym, składka zdrowotna liczona jest od dochodu. Jeżeli przedsiębiorca wykaże dochód poniżej kwoty wynagrodzenia minimalnego, składkę zdrowotną opłaci w wysokości 314,10 zł (9% wynagrodzenia minimalnego, które wynosi obecnie 3 490 zł).
Podstawą zaś składki zdrowotnej dla osoby współpracującej nie jest wynagrodzenie minimalne a 75% wynagrodzenia przeciętnego ogłoszonego przez prezesa GUS z IV kwartału roku poprzedniego. W 2023 r. powyższe wynagrodzenie  wynosi  6 965,94 zł tak więc najniższa składka zdrowotna osoby współpracującej wynosi  470,20 zł (75% x 6 965,94 x 9%).
Suma składek osoby współpracującej w 2023 r. wynosić będzie więc co najmniej 1 786,74 zł.

Składka na ubezpieczenie społeczne  osoby współpracującej może być zaliczona przez przedsiębiorcę do kosztów uzyskania przychodów (jeżeli forma opodatkowania na to pozwala), ale już zapłacona składka zdrowotna za osobę współpracującą nie daje możliwości zaliczenia jej do kosztów przez przedsiębiorcę.

2. Zatrudnienie małżonka / dziecko / rodzica na umowę o pracę – W takim przypadku obniżenie wynagrodzenia poniżej kwoty wynagrodzenia minimalnego (nawet przez obniżenie etatu) nie wpłynie na obniżenie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne płacone za zatrudnionego małżonka / dziecko / rodzica. Wciąż bowiem podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla nich będzie podstawa ustalona dla współpracujących. Wynagrodzenie brutto będzie stanowić dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu. Za osobę współpracującą przy prowadzeniu działalności gospodarczej będącej na etacie, składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne opłaca oraz finansuje zatrudniający ją przedsiębiorca. Składki na ubezpieczenie społeczne opłacone za osobę współpracującą przedsiębiorca może odliczyć przy wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy, tak jak w przypadku składek opłaconych za siebie jako przedsiębiorcę.

3. Zatrudnienie małżonka na podstawie odpłatnej umowy zlecenia powoduje powstanie obowiązku ubezpieczeniowego, takiego jak w przypadku osób niespokrewnionych, czyli małżonek zleceniobiorca jest traktowany jak zwykły zleceniobiorca, a nie jak osoba współpracująca.

A zatem analizując jaką formę zatrudnienia zastosować dla współmałżonka / dziecka / rodzica, należy wziąść pod uwagę wysokość planowanego wynagrodzenia od którego naliczane będą składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne a także podatek dochodowy, obowiązki jakie nałożóne są na przedsiębiorcę przy zaangażowaniu członka rodziny i koszty z tym związane.

W razie wątpliwości lub pytań zapraszamy do kontaktu.

Zespół Aspatrust